W zarządzaniu firmą niezwykle istotne jest inicjowanie procesów decyzyjnych, a możliwe jest to dzięki rozbudowanej strukturze zwanej systemem informacyjnym. W obrębie działalności służącej tworzeniu takiego systemu znajduje się: zbieranie, przekazywanie, gromadzenie, przekształcanie i udostępnianie danych, które „krążą” na linii: nadawca–odbiorca, przy czym funkcję pośredników pełnią w tym przypadku: urządzenia (i najczęściej są to komputery) oraz odpowiednio wyspecjalizowani w wykorzystywaniu najnowszych technologii informatycznych pracownicy. Całość układa się w linię kolejno występujących po sobie procedur i działań, takich jak: gromadzenie i weryfikacja danych, przetwarzanie, udostępnianie i prezentacja (są to tzw. podsystemy).
Dane powinny być zawsze tak przetwarzane i przechowywane, by kierownictwo firmy mogło w każdej chwili z nich skorzystać po to, by w dalszym etapie (szczegółowej analizy) móc przekształcić je w informacje potrzebne do wspierania procesów decyzyjnych w przedsiębiorstwie. Umożliwiają to wszelkiego rodzaju wydruki, statystyki czy pisemne raporty, które przedstawiane są następnie pracownikom najwyższego szczebla, tzn. odpowiedzialnym za podejmowanie konkretnych decyzji.
Istotne jest w tym wszystkim to, aby informacje pochodzące z bazy danych miały na tyle spójną i klarowną formę, by nie zachodziła konieczność odwoływania się do informacji pierwotnych (jeszcze nie przetworzonych), a więc żeby służyły one bezpośrednio analizie poszczególnych wariantów branych pod uwagę przez kierownictwo w momencie decydowania o kolejnych działaniach podejmowanych przez firmę.
Informacje handlowe muszą mieć cechy, bez których nie dałoby się ich wykorzystywać do opracowywania strategii, w tym dla podejmowania procesów decyzyjnych, a do cech tych należą: aktualność, trafność, wiarygodność, uczciwość, dokładność, odpowiedzialność, prosta forma przekazu oraz spójność.
System informacyjny poza swoją funkcją – jak zresztą sama jego nazwa wskazuje – informacyjną pełni również funkcję koordynacyjną, integrującą, motywującą oraz kontrolną.
Funkcja koordynacyjna sprowadza system do roli pośrednika między przedsiębiorstwem handlowym a jego otoczeniem, natomiast funkcja integrująca spełnia swe zadanie wewnątrz firmy, łącząc w jedną „pajęczą” sieć informacji pracowników różnych działów, dając im tym samym możliwość zapanowania nad wszystkimi elementami tej wielkiej struktury, jaką jest firma.
W odniesieniu do tej kwestii zupełnie podobne zadanie realizuje funkcja motywująca, dzięki której możliwe jest stałe wzmaganie wydajności oraz kreatywności wśród pracowników na wszystkich szczeblach organizacyjnych (przez nieustanny wgląd do wyników osiąganych przez poszczególne jednostki w obrębie tego samego przedsiębiorstwa).
System informacyjny pełni tu więc jak gdyby rolę siły napędzającej rozwój oraz wzrost aktywności spowodowany wytworzeniem się wewnątrz firmy zdrowej, a więc właściwej konkurencji (gdyż taka być powinna, czasem jednak dochodzi do sytuacji, kiedy następuje tzw. przerost ambicji u poszczególnych pracowników i wówczas rodzi się konkurencja w pełni niezdrowa, a więc i związana z nią napięta, nieprzyjemna atmosfera w pracy).
System informacyjny ma również na celu kontrolę tych wszystkich podjętych działań, które nie były uprzednio brane pod uwagę w momencie tworzenia planu dla wspierania rozwoju firmy.
System posiada w swej strukturze również inne elementy, takie jak: wewnętrzne i zewnętrzne źródła informacji, podsystem opracowania raportów specjalnych, podsystem rutynowego udostępniania informacji z banku oraz bank modeli i technik analitycznych. System informacyjny wspiera proces decyzyjny (eliminując lub conajmniej minimalizując ewentualne straty wynikające z podjęcia błędnych decyzji), wykorzystuje dostępne mu informacje i wyrównuje niedobory w dostępności do nich, zmniejsza niepotrzebne koszty (np. te spowodowane stratami ponoszonymi przez firmę), zdecydowanie pozwala przyśpieszyć analizę problemów oraz podjąć odpowiednie decyzje, jak również pozwala zbadać czynniki zewnętrzne, dostarczając wiedzy na temat tego, co się dzieje w otoczeniu firmy.
Najważniejszą jednostką w obrębie systemów informacyjnych są zbiory informacji, stąd stworzenie solidnych podstaw na poziomie elementarnym jest warunkiem koniecznym dla zbudowania rozrośniętego, a jednocześnie scalonego i w pełni kompletnego systemu informacyjnego.
Nic dziwnego więc, że niezbędne jest zainwestowanie w odpowiednie zaplecze techniczno-programowe, które umożliwi przetworzenie i zgromadzenie w postaci bazy danych informacji (na zaplecze takie składa się przede wszystkim właściwe urządzenie oraz zainstalowanie na nim dobrego oprogramowania). Z tego względu instrumenty te pełnią niebagatelną funkcję w tworzeniu systemu informacyjnego i wszystkich jednostek wchodzących w skład tej rozbudowanej struktury.
W modelu komunikacji, w jakim funkcjonuje system informacyjny, znajdują się zawsze takie elementy jak: nadawca oraz odbiorca (posiadający właściwe do tego umiejętności i kwalifikacje) oraz kanały i strumienie informacyjne. Kanały to nic innego jak przekaźniki pośredniczące w tym procesie, takie jak np. urządzenia, zaś strumienie to sam przekaz będący nośnikiem jakiejś informacji.
W zależności od celów, dla których wykorzystuje się system informacyjny, możemy wyróżnić: system sprawozdawczo-ewidencyjny (SES), system informowania kierownictwa (SIK) oraz system wspomagania decyzji (SWD), a różnią się one stopniem zaawansowania wykorzystywanych technologii informatycznych.
Im bardziej zintegrowany jest system informacyjny, tym jest on bardziej wydajny, jeżeli łączy on wiele dziedzin, takich jak moduł zakupy-magazyn-sprzedaż, finansowo-księgowy czy kadry-płace itp.
Zarządzanie marketingowe firmy składa się z trzech poziomów: operacyjnego, taktycznego oraz strategicznego. Na poziomie operacyjnym znajdują się najbardziej podstawowe działania, takie jak realizacja transakcji i w tym celu najbardziej przydatnym źródłem informacji okazują się wewnętrzne raporty firmy, stąd istotne, by informacje te były dostępne „na wyciągnięcie ręki” kierowników, a także jak najbardziej aktualne, bieżące. W kwestii podejmowania decyzji operacyjnych system informacyjny sprawuje pieczę nad wykonywaniem poszczególnych zadań oraz pełni funkcję ostrzegawczą, kiedy cokolwiek odchyla się od normy.
Poziom taktyczny systemu informacyjnego zakłada kontrolę efektów osiąganych przez firmę oraz środków, jakie zostały w ten sposób pochłonięte (materialnych, finansowych czy zasobów ludzkich) – na ile są one adekwatne do ostatecznych rezultatów przedsiębiorstwa. Stąd zapotrzebowanie na informacje odznaczające się wyjątkową rzetelnością oraz jak najlepszą jakością niż tym, by były one w dużej ilości. Tym samym przewagę nad informacjami wewnętrznymi zyskują informacje zewnętrzne, obejmujące środowisko poza przedsiębiorstwem.
Poziom strategiczny systemu informacyjnego ma na celu opracowywanie strategii marketingowych przedsiębiorstwa. Wybory, jakie dokonywane są przez kierownictwo na tym poziomie, są zazwyczaj długotrwałe i zakładają tak istotne elementy, jak np. kolejne inwestycje, organizacja asortymentu czy „wypełnienie” odpowiedniej niszy na rynku. Najbardziej przydatne informacje w tym celu wpływają na prognozowanie sytuacji panującej na rynku, zorientowanie się w nadchodzących w najbliższym czasie trendach, co jest możliwe dzięki opracowaniu szczegółowych statystyk i modeli matematyczno-ekonometrycznych.
Aby możliwa stała się adaptacja systemu informacyjnego w firmie, konieczne jest istnienie czynników, takich jak: struktura organizacyjna, stabilność kierownictwa niższego, średniego i wyższego szczebla zarządzania, interakcja kierownictwa i decentralizacja. Jeśli chodzi natomiast o czynniki kosztowe w procesie zastosowania skomputeryzowanego systemu informacyjnego, którego zadaniem jest wspomaganie zarządzania przedsiębiorstwem, należą do nich: środki finansowe, czas oraz zakłócenia organizacyjne, takie jak np. inercja przedsiębiorstwa czy wewnętrzny opór dotyczący wprowadzania zmian itd.
Na to, jak system informacyjny „przyjmie się” w danej firmie, mają wpływ również kompetencje kadry kierowniczej, jej stosunek do kadry pracowniczej, jak również stosunki panujące pomiędzy samymi pracownikami, na ile czują się oni związani z firmą, jak przedstawia się ich lojalność i uczciwość wobec niej, czy są zdyscyplinowani i jakie wykazują cechy osobiste, które mogą ułatwiać bądź wręcz przeciwnie – utrudniać wdrożenie systemu informacyjnego. Niebagatelna jest zatem rola, jaką pełnią pracownicy w odniesieniu do całego przedsiębiorstwa, czy to małego, czy to ogromnego – i nieistotne, czy będą to pracownicy pracujący na szczeblu najniższym, czy najwyższym – to od ich zaangażowania w pracę oraz opanowania technologii informatycznych (na które się składają: sprzęt komputerowy oraz oprogramowanie aplikacyjne) zależy w wielkiej mierze sukces bądź porażka firmy. Oczywiście, awarie sprzętu wielokrotnie utrudniają pracę, jednak to nie od niego zależy powodzenie wszystkich podejmowanych przez firmę działań. Stąd tak ważne wydaje się skupienie na doborze odpowiedniej, lojalnej wobec kierownictwa kadry pracowniczej.
System informacyjny służyć ma zebraniu danych dotyczących aktywności firm konkurencyjnych, również stosowanych przez nią technologii oraz wynikających z tego tytułu dla nich korzyści. Z tego też względu warto systematycznie podejmować próbę analizy zastosowań systemu informacyjnego wykorzystywanego przez firmę, która obejmuje sześć ważnych kwestii:
a) na ile wrasta dzięki temu atrakcyjność przedsiębiorstwa w oczach klientów na tle firm konkurencyjnych;
b) czy koszty ponoszone w związku z wdrożeniem systemu informacyjnego są zwracane w postaci efektywnej sprzedaży produktów na tyle, by mogło być to opłacalne;
c) czy wszystkie podsystemy działają w sposób prawidłowy i zintegrowany;
d) czy w razie wystąpienia jakiejś poważnej awarii sprzętu firma jest w stanie funkcjonować bez zakłóceń;
e) na ile system informacyjny znajduje zastosowanie w podejmowaniu decyzji przez kierownictwo;
f) jak rozkładają się zasoby w przedsiębiorstwie.
Coraz częściej zdarza się, że małe przedsiębiorstwa, które nie posiadają na tyle dużego kapitału, by rozbudować wszystkie podstruktury tego systemu, skupiają się na konkretnych problemach, np. na tym, jaki jest wizerunek firmy oraz jak postrzegana jest marka sprzedawanych przez nią produktów.
BIBLIOGRAFIA:
Ireneusz P. Rutkowski, „Marketingowe systemy informacyjne w handlu”, Akademia Ekonomiczna w Poznaniu, Poznań 1999, s. 17–38.
Related posts:
- prerogative last 10 years, the Indian banking system has gone prerogative last 10 years, the Indian banking system has gone through a immense modification and evolved as provider of one of the best means of undertaking monetary transactions. One of them......
